1、各部分在责任范围内的数据剖析中，发现或许发生不符合的信息，应及时陈述归纳办公室;内部审阅或外审中发现或许发生的不符合，经过提出“调查项”的方法汇集到归纳办公室;归纳办公室在日常的工作中经过调查、检查和剖析对或许发生不符合的信息进行搜集。
2、归纳办公室安排相关人员对或许发生不符合的原因进行剖析，选择与潜在不符合影响相适应的措施并经管理者代表批准后，经过书面的《预防措施方案》向责任部分下达预防措施的要求。
3、《预防措施方案》中应包括对潜在不符合原因的剖析，该采纳的预防措施、责任部分和完结期限。
4、凡收到预防措施方案的责任部分，有必要严格依照方案要求实施预防措施，不得无故延迟。方案实施期满，由归纳办公室安排对预防措施的作用进行验证，若作用不佳，则应重新下达预防措施方案，直至预防作用满足。当预防措施作用良好，则应考虑是否有修正质量管理体系文件的需要，若修正文件需遵守《文件控制程序》的规定。
5、有关预防措施的状况需记录在《预防措施方案》的表单中，由归纳办公室统一保存。
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